1 – De inschrijving voor deelname aan het evenement is bindend door ondertekening van het digitale formulier ‘Info en overeenkomst standhouders’. De standhouder verklaart zich daardoor ook akkoord met deze bepalingen en voorwaarden.

2 – De organisator beslist over het al dan niet houden van het evenement en stelt de plaats en tijd vast waarop dit zal plaatshebben. De organisator behoudt zich te allen tijde het recht voor wegens overmacht en andere onvoorziene omstandigheden, de vastgestelde data te wijzigen, dan wel het evenement te annuleren. In geval de vastgestelde data gewijzigd worden, blijft de met de standhouder gesloten overeenkomst van deelname ongewijzigd van kracht, tenzij de standhouder binnen acht dagen per aangetekende brief kenbaar maakt de overeenkomst te willen beëindigen. Indien het evenement wordt geannuleerd, vervalt de overeenkomst van deelname van rechtswege en wordt de huurprijs terugbetaald. In geen van de beide hierboven genoemde gevallen kan de standhouder recht doen gelden op vergoeding van de schade, zoals vervolgschade of schade in welke vorm dan ook.

3 – De standhouder verstrekt de nodige inlichtingen die worden gevraagd in verband met zijn deelname, zoals daar zijn de aard van aangeboden producten of diensten toe te lichten en eventuele bijzonderheden aan de opbouw van de stand of de commerciële aanpak toe te lichten. De organisator behoudt zich het recht voor om de standhouder beperkingen op te leggen in verband met de producten of diensten die de standhouder aanbiedt, bijvoorbeeld wanneer ze niet in de geest zijn van het evenement.

4 – De standhouder heeft recht op de door hem gehuurde oppervlakte op een door de organisator toe te wijzen plaats. Hij heeft recht van verkoop op eigen goederen en diensten. De standhouder heeft eveneens het recht om zijn merk bekender te maken d.m.v. gadgets, flyers, posters etc. voor zover deze worden getoond en/of uitgedeeld binnen de voorziene gehuurde oppervlakte. Tot slot is het de standhouder toegelaten voor marketingdoeleinden om persoonlijke gegevens van de bezoekers te verzamelen volgens de algemene verordening gegevensbescherming (GDPR), waarbij de bezoeker telkens uitdrukkelijk toestemming moet verlenen.

5 – De organisator houdt zich het recht voor, te allen tijde wegens bijzondere omstandigheden minder standruimte vast te stellen dan waarvoor was ingeschreven, of tot wijziging van reeds vastgestelde ruimte te besluiten dan wel een reeds verleende vaststelling in te trekken. In dat geval kan de standhouder geen recht doen gelden op vergoeding van door hem geleden schade. Exclusiviteit ten aanzien van het door de standhouder uitgestalde wordt niet verleend.

6 – Het is de standhouder zonder de uitdrukkelijke toestemming van de organisator niet toegestaan het gehuurde oppervlak geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren, of deze geheel of gedeeltelijk aan derden ten gebruik af te staan of deze ruimte met die van andere standhouders te verruilen, of te gebruiken voor een ander doel dan in deze overeenkomst van deelname is bepaald.

7 – Het betalen van de huurprijs dient te gebeuren binnen 30 dagen na datum van ondertekening van deze overeenkomst.

8 – De standopbouw en -inrichting moeten aan de veiligheids-, praktische-, en esthetische eisen voldoen die tijdens en na het opstellen door de organisator worden beoordeeld. De standhouder dient ervoor te zorgen dat zijn stand gereed is bij aanvang van het evenement, dagelijks om 9u30. Eveneens dient de standhouder ervoor te zorgen dat de stand afgebroken is, en de standplaats ontruimd is op zondag om 20u30, hetgeen 1,5u is na afloop van het evenement. Indien de standhouder zich hier niet aan houdt, is de organisator gerechtigd zonder enige formaliteit of gerechtelijke tussenkomst de gehuurde ruimte te ontruimen en te ontdoen van aanwezige standbouw en inrichting en de geëxposeerde artikelen te doen opslaan op kosten van de standhouder.

9 – Goederen die zich bevinden op de locatie waar het evenement doorgaat zijn voor rekening en risico van de standhouder. De organisator belast zich niet met het verzekeren daarvan. De organisator aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor welke schade of diefstal dan ook. De standhouder is aansprakelijk voor de schade die door toedoen, of nalatigheid van hemzelf aan de organisator worden toegebracht.

10 – Het is de standhouder zonder uitdrukkelijke toestemming niet toegestaan om:

• Goederen, meubilair, uithangborden of andere reclamemiddelen van welke aard ook buiten de door hem gehuurde ruimte te plaatsen.
• Zijn stem door luidsprekers te versterken, of muziek af te spelen.
• Een zodanig gebruik te maken van de hem toegewezen standruimte, dat daardoor voor andere standhouders, of voor bezoekers hinderlijk geluid, belemmering van doorgang, lichtval, uitzicht of andere hinder of gevaar of schade kan ontstaan, zoals beoordeeld door de organisator.
• Licht ontvlambare en ontplofbare stoffen of anderszins voor het publiek direct gevaar opleverende stoffen in de stand aanwezig te hebben of open vuur in de stand te branden.
•  Welke horeca-activiteiten dan ook te voeren.

11 – De organisator behoudt zich het recht voor in het gebouw tekeningen, video-en fotografische opnamen of andere afbeeldingen te maken, als haar eigendom te beschouwen en deze voor door de organisator te bepalen doeleinden te gebruiken.

12 – De standhouder heeft het recht binnen 8 werkdagen na ondertekening van de overeenkomst een aangetekend schrijven te sturen aan de organisator om zijn inschrijving te annuleren. Alleen de melding van het feit dat hij de bindende inschrijving ongedaan wenst te maken, volstaat voor een geldige annulering zonder enige vorm van kosten. De organisator behoudt zich het recht voor binnen 8 werkdagen na ondertekening van de overeenkomst zonder opgave van reden per aangetekend schrijven te annuleren. De standhouder kan geen recht doen gelden op enige vorm van vergoeding van kosten behalve die van de terugbetaling van de huurprijs. Indien de standhouder door bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de organisator, verhinderd is van de door hem gehuurde ruimte gebruik te maken kan hij de overeenkomst annuleren, onder gehoudenheid tot betaling van een bedrag gelijkstaande met 50 % van de huurprijs tot vier weken voor aanvang van het evenement. Indien de standhouder binnen de termijn van vier weken annuleert, is 100% van de huurprijs verschuldigd vermeerderd met de op het tijdstip van annulering door de organisator gemaakte kosten die verband houden met de deelname van de standhouder.

13 – Indien de standhouder op het evenement verstek laat gaan, heeft de organisator het recht de overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst onmiddellijk als ontbonden te verklaren, waarbij de organisator recht heeft op 100% van de huurprijs vermeerderd met de op het tijdstip van annulering door de organisator gemaakte kosten die verband houden met de deelname van de standhouder.

14 – De organisator geeft op zijn website alle voorschriften, bepalingen en aanwijzingen die hij nodig acht voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. De standhouder wordt geacht zich tijdig op de hoogte te hebben gesteld van deze berichten en regelgevingen. De organisator regelt de openstelling voor het publiek, en stelt de toegangsprijs vast. De standhouder is verplicht zich te gedragen overeenkomstig de uitgevaardigde voorschriften, bepalingen en aanwijzingen, onverminderd de verplichting zich te gedragen naar de wettelijke bepalingen. Aan de standhouder die de orde verstoort of zich niet overeenkomstig de voorschriften gedraagt kan het recht van toegang tot de gebouwen en de terreinen van het evenement door de organisator worden ontzegd. De organisator is in dit geval gerechtigd alle noodzakelijk geachte voorzieningen te treffen, zonder enige formaliteit of gerechtelijke tussenkomst de overeenkomst van deelname als onmiddellijk ontbonden te beschouwen, de gehuurde ruimte te ontruimen en te ontdoen van de aanwezige standbouw en inrichting en de geëxposeerde artikelen te doen opslaan op kosten van de standhouder, zonder dat deze enig recht kan doen gelden op vergoeding van schade in welke vorm. De organisator garandeert geen bezoekersaantallen en/of verkoopresultaten.

15 – In alle gevallen waarin deze bepalingen niet voorzien, beslist de organisator.

16 – Indien zich in verband met de overeenkomst een geschil voordoet, zullen de partijen trachten dat geschil op te lossen door middel van te goeder trouw gevoerde gesprekken en onderhandelingen vooraleer een gerechtelijke procedure in te stellen. De geschillen die in voorkomend geval uit de overeenkomst voortvloeien op hetzij contractuele hetzij buitencontractuele gronden, zijn onderworpen aan het Belgische recht en kunnen uitsluitend door de Belgische rechtbanken en hoven worden beslecht. Vorderingen moeten worden ingesteld binnen een termijn van één jaar vanaf de datum waarop de eiser kennis van de potentiële eis had moeten hebben.